Prends une conciergerie qui gère vingt logements. Elle avance chaque mois le ménage, le linge, parfois une serrure changée ou un plombier appelé en urgence, et refacture le tout au propriétaire à l'euro près.
Sur l'année, ça représente facilement quarante ou cinquante mille euros qui transitent par elle sans qu'elle en garde un centime.
La question qui décide de tout : est-ce que cet argent fait partie de son chiffre d'affaires ?
La réponse dépend entièrement de la façon dont c'est monté. Et les conséquences vont bien au delà de la comptabilité : franchissement des seuils de la micro-entreprise, assujettissement à la TVA, montant des cotisations sociales.
Précision d'usage : ce guide est informatif et ne remplace pas l'avis de ton comptable. Le montage doit être validé avant d'être mis en place, pas après.
Les deux façons de refacturer, et pourquoi elles n'ont rien à voir
La refacturation classique
Tu achètes en ton nom, tu paies, tu revends au propriétaire. Le fournisseur t'a facturé, toi.
Dans ce cas, la dépense est une charge pour toi et la refacturation est un produit. Le montant entre intégralement dans ton chiffre d'affaires, même si tu ne prends aucune marge.
C'est le fonctionnement par défaut, celui dans lequel se trouvent la majorité des conciergeries sans le savoir.
Le débours
Tu payes au nom et pour le compte du propriétaire, en vertu d'un mandat qu'il t'a donné. Le fournisseur facture le propriétaire, pas toi. Tu ne fais qu'avancer la trésorerie.
Dans ce cas, la somme ne t'appartient jamais. Elle n'est ni une charge ni un produit, elle ne figure pas dans ton chiffre d'affaires, et elle n'est pas soumise à TVA.
C'est prévu par l'article 267 du Code général des impôts.
Pourquoi la différence est loin d'être théorique
Les seuils de la micro-entreprise
C'est la conséquence la plus brutale, et celle qui prend le plus de conciergeries au dépourvu.
Reprends notre exemple. Une conciergerie qui facture trente mille euros d'honoraires et qui refacture quarante mille euros de frais déclare, en refacturation classique, soixante-dix mille euros de chiffre d'affaires.
Elle peut ainsi franchir des seuils, basculer de régime, et se retrouver assujettie à des obligations calculées sur de l'argent qu'elle n'a jamais gagné.
En débours correctement monté, son chiffre d'affaires reste de trente mille euros. Les quarante mille sont suivis à part, dans ce qu'on appelle un compte de passage.
La TVA
Un débours n'entre pas dans la base d'imposition à la TVA. Une refacturation classique, si.
Pour une conciergerie assujettie, cela change le montant collecté. Pour une conciergerie en franchise, cela peut décider du moment où elle bascule.
Les cotisations sociales
Elles se calculent sur le chiffre d'affaires en micro-entreprise. Gonfler artificiellement celui ci avec de l'argent qui ne t'appartient pas revient à cotiser sur du vent.
Les quatre conditions à respecter, sans exception
Le régime du débours n'est pas déclaratif. Il faut réunir quatre conditions cumulatives, et l'administration les vérifie.
1. Un mandat préalable et explicite
Le propriétaire doit t'avoir mandaté pour engager ces dépenses en son nom et pour son compte, par écrit, et surtout avant que la dépense ne soit engagée.
C'est le point qui fait échouer la plupart des montages. Un mandat signé après coup ne régularise rien. Le mandat doit préciser la nature des dépenses concernées, un budget maximal, et l'identité des parties.
2. Rendre compte exactement
Tu dois pouvoir justifier, poste par poste, ce qui a été engagé et pour quel montant. À l'euro près, sans arrondi et sans marge.
Le jour où tu ajoutes ne serait ce que cinq pour cent de frais de gestion sur un débours, ce n'est plus un débours.
3. Des comptes de passage
Ces sommes doivent apparaître dans ta comptabilité sur des comptes dédiés, distincts de tes produits et de tes charges. C'est la traduction comptable du fait que cet argent ne t'appartient pas.
4. Des justificatifs conservés
Les factures des fournisseurs, établies au nom du propriétaire, doivent être conservées et présentables à l'administration.
C'est ici que ça coince souvent : le fournisseur facture spontanément la conciergerie, parce que c'est elle qui commande et qui paie. Il faut donc le lui demander explicitement, et vérifier.
Le point le plus fragile en pratique
Réunir les quatre conditions demande de la rigueur au quotidien, pas seulement à la signature du contrat.
Le mandat est signé une fois, c'est la partie facile. Ce qui est difficile, c'est de faire établir chaque facture de ménage, de linge et de dépannage au nom du bon propriétaire, mois après mois, avec des prestataires qui n'y comprennent rien et qui te facturent par habitude.
C'est aussi de tenir, pour chaque logement et chaque mois, le détail exact de ce qui a été avancé, avec le justificatif correspondant.
Fait dans un tableur, ça tient six mois. Fait sur cinquante logements, ça ne tient pas.
C'est précisément ce que doit produire ton relevé mensuel : le détail des sommes avancées par logement, séparé de tes honoraires, avec les pièces rattachées. La facturation propriétaire génère ce relevé depuis les réservations et les interventions réelles, ce qui évite de reconstituer à la main en fin de mois.
Si tu veux voir à quoi ressemble ce relevé, Julien le montre à l'écran dans la démo.
L'articulation avec la carte G
Attention à ne pas confondre deux sujets qui se ressemblent.
Le débours concerne des dépenses que tu avances pour le propriétaire, comme un ménage ou une réparation. Encaisser des loyers pour son compte est autre chose, et relève de la loi Hoguet, donc de la carte G.
Une conciergerie peut parfaitement pratiquer le débours sur les frais tout en restant hors du champ de la carte G, à condition de ne jamais encaisser les revenus locatifs. C'est même la configuration la plus fréquente.
Le sujet est traité dans notre guide de la conformité carte G.
L'articulation avec la facturation électronique
Le sujet devient d'actualité pour une raison précise. À partir du moment où les factures circulent dans un format structuré et contrôlé automatiquement, la distinction entre honoraires et débours doit être portée correctement sur le document.
Une facture qui mélange les deux dans une ligne unique passe aujourd'hui. Elle passera beaucoup moins bien demain.
C'est une raison de plus de mettre ce sujet au propre maintenant, en même temps que la préparation de ta base propriétaires, décrite dans préparer sa base clients.
Ce qu'il faut faire concrètement
Regarde d'abord ce que tu refactures réellement sur une année, en cumulant ménage, linge, consommables, dépannages et achats divers. Beaucoup de gérants découvrent à ce moment là que le montant est bien plus élevé qu'ils ne le pensaient.
Ensuite, pose la question à ton comptable : est-ce que ces sommes sont aujourd'hui dans mon chiffre d'affaires. La réponse est presque toujours oui.
Si le montant est significatif, fais rédiger un mandat de débours et fais le signer à chaque propriétaire, en même temps que ton contrat de prestation pour les nouveaux.
Puis préviens tes prestataires réguliers qu'ils devront établir leurs factures au nom du propriétaire. C'est la partie la plus fastidieuse et celle qui demande le plus de suivi.
Et sépare clairement, sur ton relevé mensuel, ce qui relève de tes honoraires et ce qui relève des sommes avancées.
Questions fréquentes
Puis-je prendre une marge sur un débours ?
Non. Dès que tu ajoutes quoi que ce soit au montant exact, ce n'est plus un débours et la totalité bascule dans ton chiffre d'affaires. Si tu veux te rémunérer sur la coordination, facture le séparément en honoraires.
Le mandat peut-il être intégré à mon contrat de prestation ?
C'est l'usage le plus pratique, sous la forme d'une clause dédiée ou d'une annexe. L'essentiel est qu'il soit antérieur aux dépenses et qu'il précise leur nature et un plafond.
Que se passe-t-il si une seule des quatre conditions manque ?
Elles sont cumulatives. Le régime tombe, et les sommes sont réintégrées dans ta base imposable, avec les conséquences en TVA et en cotisations.
Est-ce que ça vaut le coup pour une petite conciergerie ?
Cela dépend du montant que tu avances. En dessous de quelques milliers d'euros par an, la lourdeur administrative n'en vaut probablement pas la peine. Au delà de dix ou quinze mille, la question mérite d'être posée sérieusement, surtout si tu approches d'un seuil.
En parler avec un fondateur
Le débours est un sujet où nous investissons, parce qu'il touche directement au relevé propriétaire. Nous avançons aussi sur une brique de facturation mandante, encore en discussion.
Le plus simple est d'écrire directement à Julien, cofondateur de Node, sur WhatsApp. Il répond lui même, et il te dira franchement ce qui est déjà en place et ce qui est encore en construction.
Si tu préfères un échange posé, tu peux aussi réserver vingt minutes avec l'équipe.
En résumé
Refacturer et pratiquer le débours ne sont pas la même chose, et seul le second sort les sommes de ton chiffre d'affaires.
Quatre conditions cumulatives, dont un mandat écrit signé avant la dépense et des factures fournisseurs au nom du propriétaire.
Aucune marge n'est possible sur un débours, sous peine de tout faire basculer.
Et la difficulté n'est pas juridique, elle est dans le suivi mensuel, logement par logement.
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Node produit un relevé propriétaire qui sépare les honoraires des sommes avancées, avec le détail par logement et par intervention, généré depuis les données réelles plutôt que reconstitué en fin de mois. Regarde la démo ou crée ton compte gratuitement.
À jour au 6 août 2026. Information générale, ne constitue pas un conseil fiscal ou comptable. Fais valider ton montage avant de le mettre en place.
Sources : BOFiP, base d'imposition TVA · LégiFiscal, le débours et la TVA · L'Expert-Comptable, guide des frais de débours
